Vær meget opmærksom

Når man er ansat i en selvejende institution, kan man have adgang til systemer, lokale registre (fx Excel filer) og dokumenter med personoplysninger.

Men man må kun slå op i disse systemer, registre og dokumenter, hvis det er nødvendigt for at kunne udføre arbejdet. Det vil sige, at man skal have en saglig grund til at søge og bruge oplysningerne.

Derfor må man heller ikke tilgå oplysninger, fordi man f.eks. er nysgerrig, eller fordi man vil bruge oplysningerne i privat sammenhæng.

Disse regler gælder for alle, der har adgang til personoplysninger på arbejdspladsen.

Leder skal sørge for, at systemer, registre og dokumenter er indrettet på en tilstrækkelig sikker måde for fx at undgå, at en uberettiget person kan få adgang hertil.

Det kan fx ske ved at have tydelige retningslinjer eller ved at begrænset adgangen til oplysninger (fysisk/digitalt).

Fra ”det virkelige liv” kan vi fortælle, at der har været flere tilfælde, hvor sundhedspersonale uden saglig grund har undersøgt kendte personers helbredsforhold eller slået op på en tidligere ægtefælle. I flere sager har det ført til et retligt efterspil.