Retten til indsigt i egne personoplysninger
De registrerede har nogle rettigheder i databeskyttelsesforordningen (GDPR), som man skal kende til, når man behandler personoplysninger.
De registrerede er de personer, som institutionen behandler personoplysninger om. De registrerede er derfor både borgerne (børn, brugere, beboere og deres pårørende) og institutionens ansatte, bestyrelsesmedlemmerne samt eventuelle samarbejdspartnere.
Om retten til indsigt
Alle registrerede har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger der behandles om dem.
Dette gælder uanset om oplysningerne findes i it-systemer, lokalt på PC-er eller på fysiske dokumenter. Retten til indsigt omfatter også fx gemte billeder eller tv-overvågningsbilleder, hvor den pågældende person optræder.
Hvis en person anmoder om indsigt, skal personen have udleveret en gratis kopi af oplysningerne.
Det er uden betydning, hvorfor personen vil have indsigt. En registreret har ret til at få indsigt, også selvom vedkommende fx er en afskediget medarbejder eller en borger, som måske har klaget over forhold på institutionen.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at det kun er oplysninger om den registrerede selv, der skal udleveres. Hvis der sammen med oplysningerne indgår oplysninger om andre personer, skal oplysningerne sløres eller på anden vis fjernes.
Indsigtsanmodninger på andres vegne?
En registreret kan godt give fuldmagt til, at andre (fx en pårørende) kan anmode om indsigt på ens vegne, men det er altid institutionens ansvar at sikre, at den registrerede er indforstået med, at der gives indsigt.
En forældremyndighedsindehaver kan også godt begære indsigt på sit barns vegne.
Hvis institutionen har børn i alderen 14-17, skal man være særligt opmærksom på ikke bare at udlevere alle følsomme og/eller fortrolige oplysninger uden barnets viden, særligt hvis disse skønnes private og personlige. I de tilfælde bør Institutionen få barnets accept, inden indsigt gives til andre end barnet selv.
Anmodning om indsigt i praksis
Hovedreglen er, at en indsigtsanmodning skal besvares senest 1 måned efter, at anmodningen er modtaget.
Modtages anmodning om indsigt i oplysninger, og disse (kun) behandles i kommunens it-systemer, fx Aula, Domus eller CURA, henvises den registrerede til Københavns Kommune, der besvarer anmodningen.
En anmodning om indsigt er ikke det samme som en anmodning om aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt behandles normalt af eller i samarbejde med kommunen.
Retten til indsigt indebærer også, at den registrerede skal have nogle øvrige oplysninger om jeres behandling af personoplysninger. Se nærmere på DPOSI-hjemmesiden i håndbogen under Øvrige skabeloner.
Vi anbefaler, at I altid søger rådgivning hos DPO, hvis i modtager en anmodning om indsigt.