Hvad skal jeg sige?

Datatilsynet har justeret deres vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold, og da vi ofte får spøgmål om, hvad man må fortælle, når en ansat er syg eller blevet afskediget, opsamler vi reglerne her:

Det må du fortælle til de ansatte:

Hvis du oplyser, at en medarbejder er syg, uden at man fortæller, hvad personen fejler, er det en behandling af en almindelig personoplysning. Derimod er en oplysning om hvad medarbejderen fejler en behandling af følsomme personoplysninger.

Relevante medarbejdere må godt orienteres om, at en kollega er syg og en forventet sygdomsvarighed, hvis du ikke fortæller, hvad personen fejler.

Du må naturligvis også fortælle de ansatte, hvis en medarbejder har sagt sin stilling op.

Normalt kan du oplyse, at medarbejderen stopper, hvornår der er sidste arbejdsdag og evt. årsagen, fx at vedkommende går på pension eller har fået nyt job.

Men hvis en medarbejder stopper fordi vedkommende er afskediget, bortvist fra arbejdspladsen, eller fritaget fra tjeneste, må du som hovedregel ikke oplyse om, hvorfor vedkommende er fraværende.

Der er ganske få undtagelser til denne hovedregel, fx hvis det er nødvendigt at håndtere rygtedannelse og uro, som er opstået og som påvirker arbejdspladsen eller den fraværende person.

Vores anbefaling er, at du i afskedigelses- og bortvisningssager, og inden du udvælger de medarbejdere, der skal orienteres, kontakter DPO eller anden rådgiver, så du ikke kommer til at fortælle mere end du må.

Det må du fortælle til borgerne om en medarbejders fravær:

Det kan være yderst relevant og dermed også ok, at orientere beboere, børn, forældre mv. om, at en medarbejder er fraværende pga. sygdom, dog uden at oplyse hvad personen fejler.

Hvis en medarbejder er afskediget eller bortvist, må du ikke oplyse borgerne om baggrunden for medarbejderens fravær.

I helt særlige tilfælde kan der dog orienteres om baggrunden for, at en medarbejder er bortvist/afskediget. Fx kan der i sager om sædelighedsforbrydelser eller berigelseskriminalitet være behov for at orientere borgere knyttet til institutionen. Også her anbefaler vi, at du søger rådgivning, inden du orienterer borgerne.